E-Rechnung:

Das müssen Unternehmen jetzt wissen

Die E-Rechnung wird schrittweise zum Standard im Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen. Doch wer ist betroffen? Welche Fristen gelten? Und reicht eine PDF-Rechnung aus? Auf dieser Seite finden Sie die wichtigsten Informationen zur E-Rechnung, zu den gesetzlichen Fristen und zu den nächsten Schritten für Ihr Unternehmen.

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Wichtig seit 01.01.2025 Unternehmer müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Datenformat. Dadurch können die enthaltenen Rechnungsdaten von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch eingelesen und verarbeitet werden. Entscheidend ist dabei die Unterscheidung zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung.

Papierrechnung

Eine klassische Rechnung, die ausschließlich in Papierform vorliegt.

PDF-Rechnung

Eine digital lesbare Rechnung, die jedoch keine strukturierten Rechnungsdaten enthält.

E-Rechnung

Eine Rechnung mit strukturierten Daten, die von entsprechender Software automatisch eingelesen und verarbeitet werden können. Wichtig: Eine PDF-Datei allein gilt grundsätzlich nicht als E-Rechnung.

Für welche Rechnungen gilt die E-Rechnung?

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung betrifft grundsätzlich Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern (B2B), soweit eine Rechnungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz besteht. Für bestimmte Rechnungen gelten gesetzliche Ausnahmen. Die wichtigsten Ausnahmen haben wir im Bereich „Häufige Fragen“ für Sie zusammengefasst.

Wer ist von der E-Rechnung betroffen?

Betroffen sind grundsätzlich alle Unternehmer, die Rechnungen an andere Unternehmer im Inland ausstellen oder von diesen empfangen.

Hierzu gehören beispielsweise:

Einzelunternehmen
Freiberufler
Handwerksbetriebe
Personen- und Kapitalgesellschaften
Unternehmer, die steuerpflichtige Vermietungsumsätze ausführen
Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind
Kleinunternehmer

Welche Fristen gelten für die E-Rechnung?

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise. Je nach Unternehmen gelten unterschiedliche Übergangsregelungen.

Ab dem 01.01.2025

E-Rechnungen empfangen

Unternehmer müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Papierrechnungen dürfen weiterhin verwendet werden.
PDF-Rechnungen und andere elektronische Rechnungen, die keine E-Rechnungen sind, dürfen während der Übergangsregelungen grundsätzlich nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers übermittelt werden.

Ab dem 01.01.2027

E-Rechnungspflicht für größere Unternehmen

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen.
Unternehmen, die Eingangsrechnungen erhalten, sollten darauf achten, ob der Rechnungsaussteller noch unter die gesetzliche Übergangsregelung fällt.
Bestehen Zweifel, empfiehlt es sich, eine ordnungsgemäße E-Rechnung anzufordern.

Ab dem 01.01.2028

Die E-Rechnung wird zum Standard

Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern sind grundsätzlich E-Rechnungen zu verwenden, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.

Welche Formate gibt es?

Für E-Rechnungen gibt es unterschiedliche technische Formate. Zu den wichtigsten zählen die XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung

Strukturierte Rechnungsdaten

Die XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten. Sie wurde für die automatische Verarbeitung durch Software entwickelt und ist ohne ein geeignetes Anzeigeprogramm oder einen Viewer in der Regel nicht sinnvoll lesbar. Viele Buchhaltungsprogramme sowie DATEV-Anwendungen können die enthaltenen Daten jedoch übersichtlich darstellen.

ZUGFeRD

PDF und strukturierte Daten kombiniert

ZUGFeRD verbindet eine PDF-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch automatisch von entsprechender Software verarbeitet werden.

Gut zu wissen

Sowohl die XRechnung als auch ZUGFeRD erfüllen grundsätzlich die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

Was sollten Sie jetzt konkret tun?

Auch wenn für viele Unternehmen noch Übergangsregelungen gelten, empfiehlt es sich, frühzeitig die eigenen Prozesse zu überprüfen.

01

Rechnungsprozesse prüfen

Prüfen Sie, wie E-Rechnungen künftig in Ihrem Unternehmen empfangen, gelesen, verarbeitet und archiviert werden sollen.

02

Eingesetzte Software prüfen

Klären Sie, ob Ihre derzeit eingesetzte Software E-Rechnungen einlesen, verarbeiten und erstellen kann.

03

Archivierung überprüfen

Überprüfen Sie Ihre bisherigen Rechnungs- und Archivierungsprozesse und stellen Sie sicher, dass elektronische Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden können.

04

Geeignete Lösung auswählen

Informieren Sie sich frühzeitig über geeignete Lösungen. Je nach Ausgangssituation kommen beispielsweise DATEV Unternehmen online oder das DATEV E-Rechnungspostfach in Betracht.

05

Sie wissen nicht, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt?

Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre bestehende Situation einzuordnen und die für Ihr Unternehmen passende Lösung zu finden.

Jetzt beraten lassen

E-Rechnungen richtig aufbewahren und archivieren

Für E-Rechnungen gelten dieselben gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wie für andere steuerlich relevante Unterlagen. Dabei sollten Sie insbesondere folgende Punkte beachten:

Die elektronische Originaldatei muss aufbewahrt werden.
Ein Ausdruck ersetzt die elektronische Rechnung nicht.
Die Aufbewahrung muss im ursprünglichen elektronischen Format erfolgen.
Die maschinelle Auswertbarkeit muss während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.

Wichtig: Ein Ausdruck der Rechnung dient lediglich der Ansicht und ersetzt nicht die elektronische Originaldatei.

So unterstützen wir Sie bei der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur die Rechnungserstellung. Häufig müssen auch bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse im Unternehmen angepasst werden. Wir unterstützen Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen richtig einzuordnen und gemeinsam eine passende Lösung für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Unsere Unterstützung umfasst unter anderem:

Beratung zu gesetzlichen Anforderungen und Übergangsregelungen
Prüfung, welche gesetzlichen Verpflichtungen für Ihr Unternehmen bestehen
Analyse bestehender Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse
Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer Rechnungsabläufe
Einrichtung und Konfiguration von DATEV-Lösungen
Unterstützung bei DATEV Unternehmen online
Beratung zur revisionssicheren Archivierung elektronischer Rechnungen
Unterstützung bei der Auswahl geeigneter DATEV-Lösungen für den Empfang, die Verarbeitung und die Erstellung von E-Rechnungen

Bei branchenspezifischen Programmen oder komplexeren technischen Fragestellungen unterstützen wir Sie gerne bei der Einordnung der Anforderungen. Die technische Umsetzung oder Anbindung erfolgt in diesen Fällen in der Regel durch Ihren jeweiligen Softwareanbieter oder IT-Dienstleister.

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Häufige Fragen zur E-Rechnung

Reicht eine PDF-Rechnung aus?

Muss ich bereits jetzt E-Rechnungen schreiben?

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Für welche Rechnungen gilt die E-Rechnung überhaupt?

Kann ich E-Rechnungen weiterhin per E-Mail versenden?

Was ist eine XML-Datei?

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Was ist PEPPOL?

Was ist TRAFFIQX?

Benötige ich eine PEPPOL-ID oder TRAFFIQX?

Welche Möglichkeiten bietet DATEV für den Empfang von E-Rechnungen?

Kann ich eine E-Rechnung ausdrucken und den Ausdruck archivieren?

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Welche Software benötige ich?

Welche Regelungen betreffen mich als Kleinunternehmer?

Bartusch Steuerberatung

Sie haben Fragen zur E-Rechnung?

Die Einführung der E-Rechnung ist für viele Unternehmen mit organisatorischen Veränderungen verbunden. Wir unterstützen Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen richtig einzuordnen und gemeinsam einen passenden Weg für Ihr Unternehmen zu finden. Insbesondere bei Fragen zu DATEV, DATEV Unternehmen online, dem DATEV E-Rechnungspostfach oder der Anbindung bestehender Prozesse und Schnittstellen stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

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